やることリストに魔法の数字「3」を応用する方法は以下の3つです
- 仕事の目的を明確にする
- 全体像を3つで書く
- 3つそれぞれに3つの詳細を追加する
3. 3つそれぞれに3つの詳細を追加する
この時点で手元には2つの成果があります。 1つ目は明確化された分かりやすい目的、そしてもう一つはその目的を達成するために必要な3つの項目です。
その3つの項目は抽象的ではありますが、目的を達成するために必要なことの90％以上をカバーできる内容になっているはずです。
ここまでの道のりは長かったですが、ここまでくれば半分以上は終わっていると考えて頂いてもよいと思います。 ただし それは1と2が「正しく」できていることが前提です。
逆を言えば1と2がきちんとできていないとこのステップでいくら時間をかけても徒労に終わりかねません。まずは慌てずに1と2をきちんとおさえて頂くことを強くおすすめいたします。
実際に何をするのかと申しますと、2で作った3項目のそれぞれに、サポートする3項目を作るだけです。
具体的には以下のようにリストを拡張します。（ABCが2番目のステップで作成した3項目）
A
a-1
a-2
a-3
B
b-1
b-2
b-3
C
c-1
c-2
c-3
2番目のステップでは目的を達成するための3個（ABC）を考えましたが、今回は3項目の内の1つを達成するための3項目（Aに対するa-1、 a-2、 a-3）を作ることになります。つまり大きな目的のために作った3項目それぞれが、今回の小さな目的になります。
では前回からの具体例でみてみます。
目的: 主役のAさんが、半分以上の時間笑顔でいる誕生会を開く
- 誕生会の内容を考える
- 参加者を集める
- 会場を用意する
ではまず1．誕生会の内容を考えるについて 3つを出してみましょう。 1つではなく、2つでもなく、そして5つでもありません。
3つです。 :)
まずは2.で行ったのと同じように考えられる要素を思いつくままに書き出してみます。（ブレインストーミング）
主役に前もって知らせるか、サプライズパーティーにするか…、何人ぐらいの人を呼ぶか…、会費を集めるかそれとも最後に割り勘にするか…、（会社や組織でやる場合は）予算はどれくらいにするか… といったところがまずは思い浮かぶでしょうか
そこから以下のようにまとめてみました。
誕生会の内容を考える
- 種類
- 規模
- 会計
そして2番目のすってぷでやったのと同じように、仲間はずれがいないか（りんご、みかん、自転車のようになっていないか）、声に出して読んでみて違和感はないか、3つでその上の階層（今回でいうと「誕生会の内容を考える」）の内容の９割以上を表しているか等々をチェックしてみます。
そして納得いくまで何度でも書き直します。慣れてくれば比較的少ない書き直しで済むと思いますが、私の場合は最低でも５回～１０回は書き直します。多い時では２０回以上書き直すこともあります。
１個目の「誕生会の内容を考える」が終わったら次は２個目の「参加者を集める」について考え、それが終わったら「会場を用意する」についても3個考えて書き出します。
ここまできたら後は繰り返しになります。つまり誕生会の内容を考える->種類 についてまた3個だし、規模、会計とやります。
こうして項目がそれ以上細かくできないというところまで階層を深めていきます。
例えば 参加者に案内状を郵送する というところまでくればそれ以上細かく考えることはあまりないでしょうからこの階層で終了ということになります。こじつければ「どこの郵便局から出すか決める」というのも作れないことはありませんが、どこの郵便局から投函しても今回の目的の達成に大きな影響を与えることは考えにくいのでここでとめることにします。
こうして考えていくと目的から3階層目でやることの数は9個（3×3）、4階層目で27個（3×3×3）、5階層目ではなんと81個（3×3×3×3）になります。
ある程度複雑な仕事でも81個に分解できれば1つ1つの作業は比較的シンプルになるでしょうから間違いも少なくなり、なによりも仕事が進んでいることが実感できますのでやる気を保つことが容易になります。
そして何よりもその81個で仕事の全体の90％以上は達成できることはわかっているので漏れを心配する必要はありません、ただ淡々と１つづつこなしていけば目的が達成できるというわけです。
ただし、気をつけなくてはいけないのはリストは一度作ったらおしまいということではないということです、仕事をするめるうちに新しいことがわかってきたり、状況が変わったりすることは必ずでてきます。 その時にはためらわずリストを見直し、そして書き直してください。
また、最初のうちはなかなか3個目が思い浮かばないということもあると思います。 その場合はそこであまり苦しまずに次の項目に進むことをお勧めします。後で突然ひらめくこともありますので…。
それからモノによっては項目が3個無い場合もあります。 そのようなときは最初にその上の階層の項目の言い回しを考えなおしてみてください。 もちろんそれでも3個にならない場合は無理をせずに2個でもかまいませんが、不思議なもので世の中のほとんどのことは3つで表すことができるようです。
まとめ
やることリストに魔法の数字「3」を応用する方法は以下の3つです
- 仕事の目的を明確にする
- 全体像を3つで書く
- 3つそれぞれに3つの詳細を追加する
このようにして作ったやることリスト（ToDoリスト）は漏れが少なく、3つという制限を設けたためバランスがよく、複雑な「仕事」も比較的単純な細かい「作業」に分割することができます。
最初のうち慣れるまではこのリストを作るのかかる時間のほうが、仕事自体にかかる時間よりも長くかかってしまうということもあるかもしれません。
でも慣れればリスト作成にかかる時間は大幅に短縮されますし、きちんとリストを作って仕事をしていただければその効率のよさを実感していただけると思います。（何よりも仕事が楽しくなります！）
まずは、1日の終わり（退社前、就寝前）に翌日の仕事（遊び）についてのやることリストを作ることからはじめていただくのはいかがでしょうか？
「魔法の数字3」が皆様の毎日の生活を少しでもより有意義なものにするお手伝いができれば私にとってこれ以上幸せなことはありません。
*****追記*******
この文章の自己評価は100点満点で、60点を合格として、30点です。
少しずつでもリライトを進めたいと思っていますのでわかりにくい点等をご指摘いただければ幸いです。