完了までに複数の段階がある比較的複雑な仕事をするときに、多くの方は「やる事」のリスト(英語圏では「To Do リスト」と呼ばれます)を作成すると思います。
このリストを作るのにも魔法の数字「3」を応用することができます。
やることリストに魔法の数字「3」を応用する方法
- 仕事の目的を明確にする
- 全体像を3つで書く
- 3つそれぞれに3つの詳細を追加する
1.仕事の目的を明確にする
では「家族の一人の誕生パーティーを開く」という仕事を例に考えてみます。
この仕事を受けたときに、多くの方はまず座って何が必要かを考えると思います。(中には以前の私のようにいきなり買い物に飛び出して行く方もいらっしゃるかもしれませんが…)
そしてやるべきことを書き出すのではないでしょうか? 誕生日プレゼントの用意、会場の確保、料理の設定、参加者リストの作成、買い物リストの作成… 等々いろいろあります。
それを全部書き出して順番に実行していけばそれでよいのでしょうか?
何も考えずにいきなり買い物に飛び出して行く方よりは成功の可能性は高くなるとは思いますが、思いつくままに必要だと思うことを書き出す前にあることをすれば成功の可能性は更にあがると思います。
そのあることとは「仕事の目的を明確にする」ことです。
「そんなことは当たり前にやっている」とおっしゃる方が多いのですが、目的の明確化は簡単なようで実は非常に難しいと思います。
「目的の明確化」については機会があればまた詳しく書きたいと思いますが、明確化された目的かどうかをチェックするために私は以下の3項目に当てはまっているかをみるようにしています。そして一つでも当てはまらない項目があった場合は目的はまだ明確ではないとして、再度考え直すようにしています。
- 一つの意味以外に解釈の余地がないこと
- 一言で言えること(息継ぎ無しで言い切れる長さであること)
- (目的を)達成できたかどうかを第三者でも判断できること
今回の誕生日の例では、「主役のAさんが、半分以上の時間笑顔でいる誕生会を開く」だったり、「参加者全員が最低でも1分以上はAさんと話す機会がある誕生日会を開く」、または「Aさんと親しい10人を集めAさんに日頃の感謝を伝えてもらう」というのは比較的明確化された目的になるかもしれません。
逆にあまりよくない目的としては、「良い誕生会を開く」(「良い」に解釈の余地がある) 「Aさんをびっくりさせるような演出を用意し、参加者の皆さんには美味しい料理を楽しんでもらう。そして会場は参加者が来やすい場所で…」(長すぎて目的がぼやけている) 「Aさんが喜ぶ誕生日会を開く」(第三者ではAさんが喜んでくれたかどうかは判断できない可能性がある)
誰でも目的がはっきりしていない仕事が成功しないことは知っているのですが、いざ目の前に仕事があるとどうしても真っ先に取りかかってしまいたくなるのが心情のようです。
そしてこの焦りの気持ちが「目的の明確化」を更に難しくしてしまっているのかもしれません。
目的が明確になったらいよいよ魔法の数字「3」が登場します。